決算書、申告書は電子ファイルで提供しよう
決算がおわってやっと一息かと思いきや、事務所によっては
製本してお客さんに渡すことをしているところが多いです。
これがまた結構な手間暇がかかったりします。
こういった書類は以後は電子ファイルにて提供し、
紙での提出は免除してもらいましょう。
紙でみたければお客様でプリントアウトしてくださいと
いえばすむことです。うちも徐々に移行しています。
顧問料は自動引き落としを利用しよう
これ、信じられないかもしれませんが、事務所によっては
外回り職員さんが売掛管理をやってたりします。
自分の担当をエクセルで作って管理し、自前の巾着袋をもって
現金回収の事務所にいたことがあります。
今は、自動引き落としサービスがあるのでそちらにして
手間をはぶきましょう。そのさい、引き落とし手数料は
お客様負担にしてもらいましょう。
面談は電話とZOOMを活用しよう
会計事務所の職員というと外回りで駆けずり回る
のが相場ですが、これってただの自己満足のときも
あります。
お客様も事務員さんが来るからしょうがなく会う
となってたりします。そうではなく、必要な時に応じて
ZOOMなどで面談するようにしましょう。
納税はダイレクト納付を利用してもらおう
決算おわって納付書を手書きして郵送するのがまた、めんどくさい仕事でした。
これ送っといてと事務員さんにいうことも、もうなくなります。
ダイレクト納付を使うことで一切しなくてすみます。
ダイレクト納付に登録せずともインターネットバンキングからの
振込でも納税できます。
こちらで手書きした納付書の用紙を用意することはもうないのです。
税金分割払いなどでどうしても納付書が必要な場合は、あらかじめ
納付書を相手に渡しておいて、電子申告の控えをメールで送って
先方で手書きして写してもらって納付してもらいましょう。
納付書をあいうえお順に封筒に入れて保管する手間はもう不要です。
ホームページの管理は人任せにせず自分でしよう
事務員さんがホームページの管理もやってるところは多いです。
そうなると所詮人の事務所、たいしたものはできませんし、
通り一辺倒のことしか表現できず、味気ないＨＰが出来上がります。
これ、税理士がすればすむことです。いやーホームページを管理だなんて
と敷居が高く感じる人もいますが、今や自分でするハードルも
そんなに高くありません。
そのさい、アメブロなどのタダで使えるところは避けましょう。
会計事務所が出す年賀状は一切出さないようにしよう
会計事務所は冠婚葬祭を重視し、その挨拶を欠かさないところが多いです。
そこでも事務員さんは活躍するのですが、こういうことは
もう、やめましょう。お客さんも仕事でもらったところでなんの
感動があるわけでもなく無意味です。出さなくても続く関係を作って
おけば大丈夫です。今まで欠かさず出していたとしてもおそれないで
やめると宣言しましょう。私は宣言しました。
事務所によっては年賀状をするためだけに普段使わないインク
ジェットプリンターを保管しているところもあります。無駄の極みです。
まとめ
こうしてみると、無駄を徹底的にはぶく税理士業はまだまだ
改善の余地あるなと思います。
事務員さんの無駄、無意味な仕事はなくすか極力効率化できます。
税理士の仕事は事務員さんに頼らなくても全部自分でできます。
そういう風に工夫するために頭を使えばいいのです。
雑用、雑務が大事だといって教わったこともありますが、
そういうのを極力なくすことが仕事の効率化につながります。
もっとも、所長の家族の誰かを雇うためのポストとして
「事務員さん」が設置されたりします。
そういう無駄な人材、無駄な仕事をまのあたりにして
いてもいなくてもいいのにな～って煙たく思ってました。
そういうのは別としてまだ無駄な仕事してませんか。
人に頼む仕事、根本からなくす努力してますか。
一度見直してみてはいかがでしょうか。
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